Tecnologías que le Pueden Ayudar a Ahorrar Dinero en su Negocio

Este artículo fue publicado originálmente en el portal de Impremedia.com de Recursos para Negocios. This article was originally published at Impremedia.com’s hub for small business owners.

El invierno del 2011 ya se encuentra en su recta final. El mes de marzo viene con aires renovadores y ojalá con un clima más cálido para su negocio. Si usted todavía no se ha encarrilado en el vagón de la tecnología, aproveche el espíritu renovador del comienzo de la primavera e implemente cambios y procesos que le pueden ahorrar tiempo y dinero.

Pero usted se preguntará, ¿que más puedo hacer usted para cortar gastos y ser más eficiente? La respuesta es sencilla: Automatice su negocio al mayor grado y verá los resultados. Empiece por eliminar todo el papeleo posible en su contabilidad y administración. Elija la opción de ver todas sus facturas de servicios públicos, extractos bancarios y facturas de mercancías en su computadora. Así usted pude mantenerlas organizadas en fólderes, por categorías y en orden cronológico. Usted ahorra en espacio, tiempo y minimiza el gasto de papel y tinta para impresoras.

Otro paso fundamental es pagar su nómina de empleados usando el servicio de depósito directo. La mayoría de los bancos que ofrecen cuentas a los dueños de pequeños negocios, proveen programas y aplicaciones gratis para manejar nóminas en sus páginas de Internet. De esta manera, usted no tendrá que escribir cheques, cometerá menos errores al calcular los impuestos y deducciones reglamentarias y sus empleados reciben su dinero de manera segura y rápida. Le aseguramos que su productividad aumentará. Lea mas sobre cómo elegir el mejor banco para su empresa.

Si su negocio necesita hacer entregas de mercancía, explore el uso de programas que le ayuden a planear sus rutas de la manera más eficiente. Por ejemplo, si usted tiene un servicio de tintorería donde usted recoge la ropa de sus clientes, la lava y después la devuelve a sus clientes, planee cual es la ruta mas corta y a que horas es mejor salir para evitar el tráfico mas pesado del día. ¿Ha pensado en un vehículo híbrido? Hay excelentes incentivos por parte del gobierno para comprar esta clase de vehículos en estos días. Aprenda más de cómo manejar empleados que trabajan fuera de la oficina.

¿Tiene que reunirse con sus clientes a menudo y se le va mucho dinero en viáticos y pasajes de avión? Saque provecho de servicios de video conferencias, VoiP y las redes sociales para mantenerse conectado con sus clientes. Estos servicios son asequibles para todos los negocios a un costo irrisorio o a veces gratis. Estos le ahorrarán dinero, tiempo y esfuerzo sin debilitar las relaciones con su clientela.

Por último, no deje que manejar su inventario le quite más tiempo y dinero de lo necesario. Incorpore un sistema de código de barras y verá los resultados de manera casi inmediata. Probablemente el tiempo que sus empleados gastaban en esta labor, ahora podrá ser utilizado en otros aspectos de su negocio que necesiten más atención. Otras ventajas incluyen el registrar sus ventas con mayor precisión y poder calcular la productividad de sus empleados.

El Mejor Banco para su Negocio

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Escoger el banco apropiado para su negocio puede ser una tarea un poco confusa. La gran mayoría de los bancos en los Estados Unidos ofrecen paquetes de servicios diseñados para negocios con pocos empleados. La diferencia radica en las cuotas o “fees” mensuales o por transacción que el banco le cobra a usted.

Desde la recesión del 2008 los bancos habían suavizado sus criterios para abrir y mantener cuentas de negocios. Pero gracias a la recuperación económica del sector financiero, los grandes bancos están volviendo a exigir balances mínimos en las cuentas y a cobrar por todo. Recuerde que el gobierno federal implemento nuevas reglas para la industria financiera hace unos meses que les prohíbe cobrar cuotas o penalidades a sus usuarios que sobregiraban sus cuentas. Este era una de las mayores fuentes de ingresos de los bancos y ahora han cambiado su estrategia a una más agresiva.

Tenga en cuenta los siguientes puntos a la hora de elegir:

1. Busque que banco le ofrece la mayor cantidad de transacciones gratis o por un valor fijo y sin un balance mínimo mensual. Por lo general, los bancos le ofrecen varios niveles de servicio que incluyen un número determinado de transacciones por mes. Estas pueden ser desde depósitos, pagos, compras con su tarjeta de banco, etc. Si usted sobrepasa el límite de transacciones en un mes, lo cual es bien fácil, el banco le cobrará mas dinero.

2. Compare que valor le quieren cobrar por servicios de procesar pagos con tarjetas de crédito y pagos electrónicos (‘merchant services’ en inglés), incluyendo el depósito directo de los salarios a sus empleados. Por regla, los bancos pequeños ofrecen estos servicios a muy bajo costo o gratis para atraer mas clientes. Bancos con presencia a nivel nacional no son tan generosos.

3. Es importante tener una cuenta de ahorros para su negocio. Investigue que banco le paga mas intereses por sus ahorros y cual le permite la mayor cantidad de transacciones por mes. Por ejemplo, le pueden ofrecen solo 4 o 5 retiros de dinero al mes sin cobro y le exigen tener un balance mínimo en la cuenta. Si usted hace más retiros de lo esperado o no deja el balance requerido, le cobrarán penalidades.

4. Algunas instituciones financieras ofrecen herramientas de planeación y contabilidad gratis en sus páginas de Internet. Estos servicios generalmente son gratis y pueden ser muy útiles para hacer sus pagos a proveedores y calcular la nómina de empleados. Aquí podría ahorrarse el comprar programas de computadores extra para estas tareas.

5. Elija que banco le ofrece una atención personalizada. Usted quiere poder llamar a una persona en particular, que lo conozca personalmente y que entienda las necesidades de su negocio. Algunos bancos solo tienen un banquero especializado en pequeños negocios por cada 3 o 4 sucursales. Le aconsejamos que elija un banco que tenga una persona dedicada a los empresarios locales en cada oficina. Si tiene la oportunidad, invítelos a que visiten su negocio para que conozcan de primera mano sus necesidades.

Groupon: El Poder de las Ventas Colectivas

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Imagínese que usted pudiera diseñar una promoción sin tener que gastar dinero de su bolsillo en publicidad, y que esta sea recibida por miles de personas que viven cerca de usted. ¿Le parece mentira? No lo es. La compañía Groupon le ofrece el poder de las compras colectivas combinadas con el alcance de las redes sociales. ¿El resultado? Más ventas a nuevos clientes y muy bajo costo. ¿Pero como funciona este servicio?

Un representante de ventas de Groupon visita su negocio y le ayuda a diseñar una promoción de sus productos más populares. Ellos se encargan de componer y diseñar dicha promoción y se la envían a miles de personas que viven o se encuentran cerca de usted por medio de correos electrónicos y de una aplicación para teléfonos inteligentes.

¿Como se vende? La promoción debe tener un número mínimo de compradores para que se haga efectiva. Por ejemplo: Usted vende regularmente un servicio de manicure y pedicure por $30 dólares. Por medio de Groupon, usted ofrece el mismo combo por $15. Pero usted necesita que como mínimo 50 personas compren la oferta para que le sea rentable a usted y para pagar la comisión por ventas a Groupon (ellos no le cobran la comisión sino hasta que la promoción haya vendido el mínimo requerido). De allí en adelante la promoción tiene un tiempo límite de algunos días y no hay un tope de la cantidad que se pueden vender.

Como hacen los clientes para comprar Groupons? Hay que registrarse en la página de Internet http://www.groupon.com y seleccionar la ciudad en que usted vive. Hasta el momento hay más de 150 ciudades registradas en los Estados Unidos con más de 24 millones de usuarios. Allí usted puede hacer sus compras usando su tarjeta de crédito. Tenga en cuenta, que cuando usted hace una compra antes de que se hayan vendido el número inicial para activar el descuento, no se le cobra nada. Solo cuando el mínimo se clientes se ha alcanzado, entonces se le hace el cobro a su tarjeta. Todos los descuentos son diferentes y tienen diferentes reglas. Asegúrese de leer la oferta sin prisa.

El potencial de Groupon para los negocios hispanos es gigantesco. Recuerde que Groupon utiliza el Internet y las redes sociales para distribuir las promociones. ¿Y cual es el grupo con mayor uso de las redes sociales en los Estados Unidos? Nosotros los hispanos. ¿Que clase de negocios son los que están creando y creciendo aún en esta economía en recesión? Los negocios hispanos. ¿Necesita mas razones para explorar este nuevo canal de mercadeo? Ya que insiste, le damos una razón más: No requiere ni un centavo de su parte en publicidad para empezar.

¿Por Qué Son Importantes los Asesores Financieros?

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Hay veces que los dueños de pequeños negocios no tienen la experiencia necesaria para manejar todos los aspectos de una microempresa. Por eso es aconsejable de que se asesore de expertos en finanzas para minimizar sus riesgos y aumentar sus utilidades. Pero usted se puede preguntar ¿Qué sabe un “experto” en finanzas que no sepa yo? Un asesor le puede ayudar con lo siguiente: Contabilidad, nómina de empleados, compra y venta de equipos, seguros para su negocio, finca raíz e hipotecas, prestamos, inversiones en la bolsa de valores, impuestos, fondos de pensiones, etc… Como usted se puede dar cuenta, casi nadie tiene la experiencia profesional de manejar todos estos frentes al mismo tiempo y de una manera eficaz.

Como primera medida, tómese un tiempo prudencial e identifique cuales son los aspectos de su negocio que usted quisiera mejorar y expandir. Después, identifique los asesores financieros que estén certificados en su campo y que tengan como demostrar su expediente profesional. Antes de seguir adelante le tenemos una regla de oro a la hora de pagar por servicios financieros: Al igual que con los doctores, SIEMPRE pida segundas opiniones antes de hacer cualquier inversión ó tomar una decisión que pueda afectar a su negocio. Haga su tarea de investigar y aprender lo más que usted puede acerca de cualquier tema para poder entender mejor lo que su asesor le está aconsejando. Así minimiza el riesgo de tomar una decisión que le pueda afectar negativamente.

Un punto para considerar es el de buscar un asesor adecuado para cada aspecto de su negocio. Algunos grandes bancos y compañías de inversiones le ofrecen planes que cubren toda la gama de servicios financieros que un pequeño empresario necesita. Esta podría ser una buena alternativa siempre y cuando usted necesite toda esa ayuda. Por el contrario, si usted solo necesita ayuda específicamente en escoger las pólizas de seguro necesarias y comprar el equipo para aumentar su producción, no es necesario que pague por un corredor de bolsa o por un agente de finca raíz. Pagar por servicios que usted no utiliza se pueden convertir en una pérdida cuantiosa de dinero, así que tenga cuidado.

Por último, le recomendamos que busque a un asesor que entienda su negocio y que si es posible que también hable su idioma. Sabemos que nuestra comunidad tiene unas necesidades particulares y que mejor que usted se asesore con un profesional que entienda la cultura de sus empleados y de sus clientes. A la hora de decidir si ya es hora de ampliar su negocio, escoger el seguro médico y laboral para sus empleados, o automatizar sus libros de contabilidad busque un experto que le ofrezca ventajas y entienda su visión. Recuerde, la responsabilidad de tomar tanto buenas como malas decisiones recaen sobre una persona: usted.

Atraer y Mantener Clientes

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Usted pensará que es más fácil decirlo que hacerlo. No se preocupe, aquí le ofrecemos unos cuantos pasos sencillos pero efectivos para ayudarle a que su negocio siga creciendo. No importa si usted vende seguros de automóvil, tiene un salón de belleza o administra un restaurante: la misión principal de cualquier negocio que quiere crecer es la de lograr que sus productos o servicios le lleguen a sus clientes de una manera amable, con calidad y eficiencia.

Partiendo de esta base, hay que diseñar un plan de mercadeo que cubra cuatro frentes. Primero hay que estar seguros de que el producto o servicio que su negocio ofrece cumpla las normas de calidad y seguridad requeridas y que sea algo que la gente esté buscando. Segundo, asigne precios que le den a usted un margen de ganancias y que al mismo tiempo se ajusten a la capacidad de compra del mercado al cual usted le esta vendiendo. Tercero, defina donde usted va a ofrecer sus productos: en un local comercial, en una página de Internet, ventas puerta a puerta, etc… Y cuarto, decida como se hará la promoción de su negocio; si por medio de vallas publicitarias, avisos en la radio, en el Internet, revistas de cupones y volantes entre otros.

Con esta estrategia en funcionamiento, es seguro que usted va a atraer clientes a su negocio. Pero eso es sólo la mitad del trabajo. Mantener sus clientes satisfechos, asegurarse de que siempre escojan volver a su negocio y que ellos se encarguen de hacerle buena publicidad son las verdaderas claves del éxito. Para lograr estos resultados, el servicio al cliente que usted ofrece debe ser excepcional. Póngase usted en los zapatos de cualquiera de sus clientes y pregúntese como le gustaría a usted que lo atendieran. Su meta debe ser de que todos sus clientes digan Wow! cuando salgan de su negocio. Además, diseñe un horario de atención adecuado y flexible que le sea conveniente a sus clientes; aquí usted también puede utilizar nuevas tecnologías para que ellos se puedan comunicar con usted fuera de los horarios tradicionales.

Además, cree un programa de incentivos para sus clientes más frecuentes. Recuerde nuestros consejos sobre ventas y mercadeo multicanal, estos le serán muy útiles para fortalecer los lazos con su clientela. Al llegar a este punto, hay que pensar en cómo convertir esos clientes satisfechos en fervientes seguidores y embajadores de su negocio. Para lograr este efecto, debe concentrar sus esfuerzos en mantener una comunicación fluida y CONSTANTE por medio de las redes sociales, eventos especiales, y publicaciones. Queremos hacer énfasis en la constancia, es la pieza fundamental para lograr los resultados esperados. También, hágales reconocimientos especiales y motívelos a que le hagan propaganda a su negocio entre familiares y amigos y así crear un efecto dominó que haga que su negocio florezca.