Tecnologías que le Pueden Ayudar a Ahorrar Dinero en su Negocio

Este artículo fue publicado originálmente en el portal de Impremedia.com de Recursos para Negocios. This article was originally published at Impremedia.com’s hub for small business owners.

El invierno del 2011 ya se encuentra en su recta final. El mes de marzo viene con aires renovadores y ojalá con un clima más cálido para su negocio. Si usted todavía no se ha encarrilado en el vagón de la tecnología, aproveche el espíritu renovador del comienzo de la primavera e implemente cambios y procesos que le pueden ahorrar tiempo y dinero.

Pero usted se preguntará, ¿que más puedo hacer usted para cortar gastos y ser más eficiente? La respuesta es sencilla: Automatice su negocio al mayor grado y verá los resultados. Empiece por eliminar todo el papeleo posible en su contabilidad y administración. Elija la opción de ver todas sus facturas de servicios públicos, extractos bancarios y facturas de mercancías en su computadora. Así usted pude mantenerlas organizadas en fólderes, por categorías y en orden cronológico. Usted ahorra en espacio, tiempo y minimiza el gasto de papel y tinta para impresoras.

Otro paso fundamental es pagar su nómina de empleados usando el servicio de depósito directo. La mayoría de los bancos que ofrecen cuentas a los dueños de pequeños negocios, proveen programas y aplicaciones gratis para manejar nóminas en sus páginas de Internet. De esta manera, usted no tendrá que escribir cheques, cometerá menos errores al calcular los impuestos y deducciones reglamentarias y sus empleados reciben su dinero de manera segura y rápida. Le aseguramos que su productividad aumentará. Lea mas sobre cómo elegir el mejor banco para su empresa.

Si su negocio necesita hacer entregas de mercancía, explore el uso de programas que le ayuden a planear sus rutas de la manera más eficiente. Por ejemplo, si usted tiene un servicio de tintorería donde usted recoge la ropa de sus clientes, la lava y después la devuelve a sus clientes, planee cual es la ruta mas corta y a que horas es mejor salir para evitar el tráfico mas pesado del día. ¿Ha pensado en un vehículo híbrido? Hay excelentes incentivos por parte del gobierno para comprar esta clase de vehículos en estos días. Aprenda más de cómo manejar empleados que trabajan fuera de la oficina.

¿Tiene que reunirse con sus clientes a menudo y se le va mucho dinero en viáticos y pasajes de avión? Saque provecho de servicios de video conferencias, VoiP y las redes sociales para mantenerse conectado con sus clientes. Estos servicios son asequibles para todos los negocios a un costo irrisorio o a veces gratis. Estos le ahorrarán dinero, tiempo y esfuerzo sin debilitar las relaciones con su clientela.

Por último, no deje que manejar su inventario le quite más tiempo y dinero de lo necesario. Incorpore un sistema de código de barras y verá los resultados de manera casi inmediata. Probablemente el tiempo que sus empleados gastaban en esta labor, ahora podrá ser utilizado en otros aspectos de su negocio que necesiten más atención. Otras ventajas incluyen el registrar sus ventas con mayor precisión y poder calcular la productividad de sus empleados.

Como Calcular Aumentos Salariales para sus Empleados

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Su negocio ha empezado a crecer y usted ya cuenta con varios empleados que han estado con usted por más de un año. Ya es hora de empezar a considerar un aumento de sueldos para sus colaboradores. Esta no es una tarea fácil y menos en estos momentos cuando la economía todavía en estado de recuperación. Pero como empleador, usted debe ser conciente de que uno de los recursos mas importantes e indispensables de su pequeño negocio es el capital y talento humano. A usted le interesa retener y mantener motivados a sus mejores empleados, ellos son los embajadores de su negocio y los que la mayoría de las veces tienen contacto directo con sus clientes. Acá le daremos unos pasos básicos de que aspectos tener en consideración y como calcular aumentos en los sueldos para sus empleados.

1. A la hora de contratar personal, establezca y explique claramente los criterios para evaluar el rendimiento laboral de la/las personas que va a emplear. Usted puede fijar metas de producción que deben ser cumplidas en un tiempo determinado y así poder medir el grado de eficiencia y calidad del trabajo de su empleado. Otra manera de medir el rendimiento laboral, es por medio de unos marcadores de rendimiento como puntualidad, apariencia personal, servicio al cliente y habilidad a la hora de hacer su trabajo. Le reiteramos que estas reglas deben ser claras tanto para usted como para su empleado y así evitará problemas a la hora de hacer las evaluaciones para aumentos de sueldo.

2. Tenga muy en claro su presupuesto. Antes de considerar un aumento de salarios, consulte con su contador o especialista financiero de confianza de que tan viable es para usted ofrecer aumentos y cuales son sus límites. Querer recompensar a sus buenos trabajadores sin tener la capacidad financiera para hacerlo no es nada aconsejable. Si este es su caso, es preferible que usted se siente a hablar con sus empleados y explicar la situación. Busque maneras alternativas para motivarlos como horarios más cómodos de trabajo, ayúdeles a conseguir descuentos en otros negocios por intermedio suyo o conceda periodos de vacaciones extendidas. Lo importante es que se sientan motivados y apreciados sin usted reventar el bolsillo del negocio.

3. Si su negocio esta más estable económicamente y su nómina tiene más de 10 personas, hay ciertos indicadores económicos que su especialista en recursos  humanos puede monitorear para calcular un aumento de salarios basados en el incremento del costo de vida en el país o en el valor promedio de salarios que se pagan en su área de influencia.

El primero se llama el Employment Cost Index (ECI por sus siglas en ingles). Este es un indicador trimestral del costo de la fuerza laboral para negocios en los Estados Unidos. Con este index usted puede averiguar el salario promedio que otros negocios en su área pagan a sus empleados.

El segundo se llama el Consumer Price Index (CPI por sus siglas en ingles); este indicador mide las fluctuaciones en los precios de la canasta familiar. Este index le da una idea de cuanto ha subido el costo de vida en su área y le permite calcular que incremento salarial es necesario para remunerar de manera justa a sus empleados.

Aprendiendo de las Promociones del Día de San Valentín

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Esperamos que este pasado día de San Valentín haya sido muy exitoso para su negocio. Este es el primer día festivo del año después de las navidades y representa una excelente oportunidad para reconectarse con sus clientes más fieles. Queremos repasar algunas lecciones de esta temporada ya que vender en el día de los enamorados en el 2011 no es lo mismo que hace un par de años.

1. Las redes sociales jugaron un papel fundamental en esta temporada tanto para negocios grandes y pequeños. El día de los enamorados es un evento eminentemente social donde las parejas tratan de reunirse, si les es posible, o se encargan de demostrar públicamente sus sentimientos hacia su pareja. Campañas en Facebook , YouTube y Twitter impulsaron promociones creativas y le dieron un aire renovador a los negocios.

2. Las ventas en línea crecen cada vez más en esta fecha: Si usted todavía no ofrece sus servicios o vende sus mercancías en su página de Internet, se está perdiendo la oportunidad de incrementar sus ventas. Considere lo siguiente: Una encuesta hecha por la tarjeta de crédito Discovery reveló que los hombres gastan en promedio más en sus parejas que las mujeres en el día de cupido. De esas personas, casi la mitad manifestaron su interés comprar su regalo en el Internet. Además, recuerde que la mayoría de los hombres detestan los centros comerciales o salir de compras. Así que si no lo ha hecho todavía, súbase en el tren de las ventas en línea.

3. El mercadeo por medio de correos electrónicos siguen siendo muy efectivo en esta fecha. El hecho de poder anunciar promociones especiales a sus clientes de una manera rápida y barata, es indudablemente una herramienta para incrementar sus ventas. Además, usted puede implementar la misma estrategia del día de los enamorados en las fiestas del día de la madre, del padre y graduaciones, las cuales se encuentra prácticamente a la vuelta de la esquina.

4. Los cupones de descuento virtuales están de moda. Compañías de mercadeo en Internet como Groupon y Living Social presentan una gran oportunidad para los pequeños negocios de ofrecer promociones atractivas a una clientela nueva y que de otra manera no podrían alcanzar. Estas promociones pueden generar ganancias modestas pero son geniales para ganar nuevos clientes y realzar la imagen de su negocio.

5. Las promociones deben ser interactivas. No importa qué clase de promociones o publicidad usted haga para su negocio, todas deben tener un aspecto interactivo que sus clientes puedan aprovechar. Recuerden que en esta nueva década, las plataformas móviles como teléfonos inteligentes y computadores tablet ya tienen una penetración bien amplia en el mercado. Cualquier plan de mercadeo debe tener por lo menos un ingrediente que sea compatible con estas plataformas.

Un último consejo, y que le debe ser útil para cualquier temporada, asegúrese de siempre ofrecer el mejor servicio al cliente que le sea posible. De seguro, esto siempre le representará una clientela constante para su negocio.

El Mejor Banco para su Negocio

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Escoger el banco apropiado para su negocio puede ser una tarea un poco confusa. La gran mayoría de los bancos en los Estados Unidos ofrecen paquetes de servicios diseñados para negocios con pocos empleados. La diferencia radica en las cuotas o “fees” mensuales o por transacción que el banco le cobra a usted.

Desde la recesión del 2008 los bancos habían suavizado sus criterios para abrir y mantener cuentas de negocios. Pero gracias a la recuperación económica del sector financiero, los grandes bancos están volviendo a exigir balances mínimos en las cuentas y a cobrar por todo. Recuerde que el gobierno federal implemento nuevas reglas para la industria financiera hace unos meses que les prohíbe cobrar cuotas o penalidades a sus usuarios que sobregiraban sus cuentas. Este era una de las mayores fuentes de ingresos de los bancos y ahora han cambiado su estrategia a una más agresiva.

Tenga en cuenta los siguientes puntos a la hora de elegir:

1. Busque que banco le ofrece la mayor cantidad de transacciones gratis o por un valor fijo y sin un balance mínimo mensual. Por lo general, los bancos le ofrecen varios niveles de servicio que incluyen un número determinado de transacciones por mes. Estas pueden ser desde depósitos, pagos, compras con su tarjeta de banco, etc. Si usted sobrepasa el límite de transacciones en un mes, lo cual es bien fácil, el banco le cobrará mas dinero.

2. Compare que valor le quieren cobrar por servicios de procesar pagos con tarjetas de crédito y pagos electrónicos (‘merchant services’ en inglés), incluyendo el depósito directo de los salarios a sus empleados. Por regla, los bancos pequeños ofrecen estos servicios a muy bajo costo o gratis para atraer mas clientes. Bancos con presencia a nivel nacional no son tan generosos.

3. Es importante tener una cuenta de ahorros para su negocio. Investigue que banco le paga mas intereses por sus ahorros y cual le permite la mayor cantidad de transacciones por mes. Por ejemplo, le pueden ofrecen solo 4 o 5 retiros de dinero al mes sin cobro y le exigen tener un balance mínimo en la cuenta. Si usted hace más retiros de lo esperado o no deja el balance requerido, le cobrarán penalidades.

4. Algunas instituciones financieras ofrecen herramientas de planeación y contabilidad gratis en sus páginas de Internet. Estos servicios generalmente son gratis y pueden ser muy útiles para hacer sus pagos a proveedores y calcular la nómina de empleados. Aquí podría ahorrarse el comprar programas de computadores extra para estas tareas.

5. Elija que banco le ofrece una atención personalizada. Usted quiere poder llamar a una persona en particular, que lo conozca personalmente y que entienda las necesidades de su negocio. Algunos bancos solo tienen un banquero especializado en pequeños negocios por cada 3 o 4 sucursales. Le aconsejamos que elija un banco que tenga una persona dedicada a los empresarios locales en cada oficina. Si tiene la oportunidad, invítelos a que visiten su negocio para que conozcan de primera mano sus necesidades.

Groupon: El Poder de las Ventas Colectivas

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Imagínese que usted pudiera diseñar una promoción sin tener que gastar dinero de su bolsillo en publicidad, y que esta sea recibida por miles de personas que viven cerca de usted. ¿Le parece mentira? No lo es. La compañía Groupon le ofrece el poder de las compras colectivas combinadas con el alcance de las redes sociales. ¿El resultado? Más ventas a nuevos clientes y muy bajo costo. ¿Pero como funciona este servicio?

Un representante de ventas de Groupon visita su negocio y le ayuda a diseñar una promoción de sus productos más populares. Ellos se encargan de componer y diseñar dicha promoción y se la envían a miles de personas que viven o se encuentran cerca de usted por medio de correos electrónicos y de una aplicación para teléfonos inteligentes.

¿Como se vende? La promoción debe tener un número mínimo de compradores para que se haga efectiva. Por ejemplo: Usted vende regularmente un servicio de manicure y pedicure por $30 dólares. Por medio de Groupon, usted ofrece el mismo combo por $15. Pero usted necesita que como mínimo 50 personas compren la oferta para que le sea rentable a usted y para pagar la comisión por ventas a Groupon (ellos no le cobran la comisión sino hasta que la promoción haya vendido el mínimo requerido). De allí en adelante la promoción tiene un tiempo límite de algunos días y no hay un tope de la cantidad que se pueden vender.

Como hacen los clientes para comprar Groupons? Hay que registrarse en la página de Internet http://www.groupon.com y seleccionar la ciudad en que usted vive. Hasta el momento hay más de 150 ciudades registradas en los Estados Unidos con más de 24 millones de usuarios. Allí usted puede hacer sus compras usando su tarjeta de crédito. Tenga en cuenta, que cuando usted hace una compra antes de que se hayan vendido el número inicial para activar el descuento, no se le cobra nada. Solo cuando el mínimo se clientes se ha alcanzado, entonces se le hace el cobro a su tarjeta. Todos los descuentos son diferentes y tienen diferentes reglas. Asegúrese de leer la oferta sin prisa.

El potencial de Groupon para los negocios hispanos es gigantesco. Recuerde que Groupon utiliza el Internet y las redes sociales para distribuir las promociones. ¿Y cual es el grupo con mayor uso de las redes sociales en los Estados Unidos? Nosotros los hispanos. ¿Que clase de negocios son los que están creando y creciendo aún en esta economía en recesión? Los negocios hispanos. ¿Necesita mas razones para explorar este nuevo canal de mercadeo? Ya que insiste, le damos una razón más: No requiere ni un centavo de su parte en publicidad para empezar.